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第23部分（第4页）

上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。Email和传

真甚至可以被用作法庭上的证据。如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，

或者重新组织语言。如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。

如果你用老板的电脑发送Email，这封　Email就成为他的“财产”，他有权截留和阅读，所以小心你

所写的内容。正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。尤其是传真和Email，你

应当确认对方阅读了你的信。

一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的

信息。

注意你的语气

如果我们不加小心的话，电子沟通的非个人化、迅速的特点可能会使我们在无意识中显得比较鲁莽。

人们不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息的强度和我们的想法，因此有可能会采用消

极的反应。

简短的句子，缺乏客套，简洁的愿望，都会使我们的电子沟通看起来过于简略。一个简洁直接的信息

可能因简单而被忽略；幽默可能完全没有效果。

要确保这种情形不会发生在你身上，你应当想像一下对方收到你的信息后会如何反应。

如果你正在生气，千万别发传真或Email；如果你感到非这么做不可，那么你可以先写好，但至少等

一天后再发出去，到时候你可能已经冷静下来了。

要特别注意用得体的、友好的、谦恭的语气。记住你的日常用语“请”和“谢谢你”。

不要信马由缰

过去几年里，出现了大量关于　Email的“协议”。比如，全部使用大写字母（除非是缩写标题）被认

为是大喊大叫。这样做是很无礼的，因为全是大写字母比常用的小写字母更难于辨认，最好要避免这些。

一些由标点符号构成的“可爱”的小标记被称为表情标记，还有一些缩写字母（比如　BCNU表示“看

着你”，BTW表示“随便说”）等等，这些最好尽量避免，因为并不是每个人都知道它们，或喜欢它们。

简洁

大多数对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，“而且绕来绕去没说到点子上”。

虽然Email和传真不是书信，称谓（亲爱的约翰，你好苏，或者哪怕是名字后面加一个逗号）以及结

束语（此致敬礼，感谢你的帮助，祝好）都使你的信息显得更友好。

除非是私人信件，否则尽量把　Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果

太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚

你在谈什么。

要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。

清楚明白

有些人每天要收　50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。

我们的主题栏越具体，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开

头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。

用简单的话把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需

要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你

是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。

把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。

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