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第23部分（第2页）

前言和结尾的写作

一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。

在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。

一般来说前言有两个目的：

抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。

前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读

之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。

即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两

句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取

的行动。在你的结论部分，重申你的重要观点，如果必要，可以再深入一步。

文章具有说服力

文章的说服力对于公文来说是非常重要的，毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩，而

是为了使对方了解、理解我们，这是我们沟通的目的。

文章的力量在于动词的运用，文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。

使用有力度的动词

有力度的动词会在人们心中形成一幅图画，它们会增加文章的权威性和说服力，因为这些动词指挥

着读者的思想，如果你使用有力度的动词，会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力

度的动词是具有明确的动作倾向的，和缓的动词通常由系动词构成，通常是抽象而不是具体的。弱强

我们想要去参观我们参观

我是想支持…　我坚决支持

我们能够劝说　我劝告……

我将给你送去　我传真给你

我将去那儿并且　我开车去那儿并且

我们将与你联系　我们打电话给你

使用大量强烈的、特别明确的动词，能构成一幅心理图画。

第七部分　书面沟通

语态应用

使用主动语态

为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一

样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。

被动语态主动语态

那是在会议上被决定的会议决定……

调查由我们来执行　我们调查……

被询问我们问…

我们的战略被制定　我们制定战略

那是诚挚的抱歉我抱歉

你的思想被欣赏我们欣赏你的思想

它被约定……　我们约定……

洗练你的文章以适合读者的口味

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