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第22部分(第4页)

分离复合句

我们经常要把两个句子合成一个句子,当两个句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主

语和一个动词时。

对于上面那段话,可以改写成:

我们经常把两个句子合成一个句子,这个句子含有惟一的意思。它只有一个主语和一个动词。

减少复杂句型

减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂,使读者抓住你的思想,使你的文章更有效果。像上

面的句子可以改写为:

为了便于读者抓住你的中心思想,减少句子的复杂性,这样改写效果会更好。

不要过度松散

在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之间是有区别的,后者是由于我们头脑的高速运转,随想随写,

而在我们意识到这点以前,我们的文章写得又长、又复杂,又松散。

“像这类的问题我们已经经历过几次了”,当你写到这句话时,你的脑海里浮现出很多的往事,这些

事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是,你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题,不幸的是以

往的努力都是徒劳无益的。但是,现在我们还要努力去试一下,我还是要建议……”试着去掉这类的词

汇:“因为”、“因此”、“不论如何”、“所以”,用句号把句子分开,使每个句子相对独立。

不要冗长乏味,也不要居高临下地责备对方

你是否收到过包含这些短语的信?

按照你的要求……

首先感谢你的配合……

请你相信我们一直非常关注……

我们要求密封后返回……

我们的办公室已经收到你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式,但实际上它

们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。

从中我们可以学到什么?应当像说话那样写作,而不是相反。把你写的东西大声读出来,如果听起来

矫揉造作,就修改它。

第七部分 书面沟通

文字叙述要有说服力

无论你怎样表述,惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来

提高你的文章的可读性和说服力。

语法

语法是重要的。事实上,公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”,读者也经常通过语法来理

解我们的信息。

如果你十分关注文章中所运用的语法,这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书,并

经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话,注意他们是如何构造句子,如何使用动词

的。

坚持使用电脑的语法检查功能,直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释,确信自己已经弄懂了。

然后让别人检查你的信、报告和备忘录,看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法

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